Schriftlich Kommunizieren

 

E-Mails und Anträge schreiben

• Ein „formloses“ Schreiben / Ein formloser Antrag bedeutet nicht, dass dieses „Form-los“ ist! Es bedeutet lediglich, dass kein Formular vorgesehen ist – die Gestaltung ist (im gewissen Rahmen) selbst wählbar.
• Gute Grammatik ist Glaubwürdigkeit, auch und besonders in E-Mails. In Briefen und E-Mails haben Sie nichts außer Ihren Worten; Ihre Sprache erschafft ein Bild von Ihnen. Wenn Ihre Texte voller Fehler sind, werden die Adressaten Ihre Schlüsse daraus ziehen.
• Beim E-Mail Verkehr mit Hochschulangehörigen wird die Verwendung Ihrer persönlichen RWTH-E-Mail-Adresse erwartet!

Persönliche Daten

Brief: Er muss die benötigten Personendaten (Name, Matrikelnummer, Fachsemester, Studiengang) beinhalten. Auch Ort und Datum, die Anschrift des Verfassers und ein Betreff müssen vorhanden sein. Gruß und Unterschrift dürfen am Ende nicht fehlen. Ein Hinweis auf eventuelle Anlagen ist sinnvoll.

E-Mail: Auch hier sollten alle o.g. persönlichen Daten angegeben werden.

Betreffzeile

Verwenden Sie einen kurzen und aussagekräftigen Betreff.

Anrede und Begrüßung

Allgemein gilt: Wenn nicht bereits vom Adressaten angeboten, stets den Anderen Siezen! Die korrekte Anrede für einen Professor / eine Professorin ist „Sehr geehrter Herr Prof. XY“ / „Sehr geehrte Frau Prof. XY“, auch wenn eventuell weitere Titel vorhanden sind. Die Aufführung aller Doktortitel o.Ä. ist nicht erforderlich.

Der Doktorgrad ist der einzige akademische Grad, der mit Namen in der Anrede erwähnt wird (im Gegensatz zu Bachelor, Master, Magister, Diplomen etc.). Obwohl der Doktorgrad noch weiter differenziert wird (Dr. rer. Nat. o.Ä.), wird mit „Sehr geehrter Herr Dr. XY“ / „Sehr geehrte Frau Dr. XY“ angesprochen.

Inhalt

Versuchen Sie, so eindeutig und klar wie möglich zu sein. Schildern Sie, wer Sie sind, was Sie möchten und weshalb. Dies sollte in einem ersten Absatz erkennbar sein.

Denken Sie bitte daran, all Ihre Aussagen mit aussagekräftigen Belegen zu versehen. Dazu zählt auch Ihr Studierendenkontoauszug!

Bitte geben Sie in Bezug auf Ihr Studium keine Gebrauchsnamen von Modulen / Veranstaltungen an, sondern stets die in RWTHonline hinterlegte Modul und Lehrveranstaltungsnummer.

Verwenden Sie bitte eine vernünftigte Umgangsform. Wenn Sie eine professionelle Beratung und Bearbeitung wünschen, sollte Ihr Antrag / Ihre Anfrage ebenso aufgebaut. Verzichten Sie also auf Umgangssprache, Smileys o.Ä..